Czy raporty są ważne?

raport

Jeżeli zależy Wam na uzyskaniu dobrych wyników sprzedaży oraz stałym ulepszaniu działalności i efektywności przedsiębiorstwa, niezaprzeczalnie w tym celu przydadzą się raporty sprzedażowe i analityczne podsumowujące nasze wyniki. Dzięki nim podejmowanie świadomych decyzji będzie zdecydowanie ułatwione. Dodatkowym elementem jest to, że na bieżąco i systematycznie kontrolujemy to co dzieje się w firmie, możemy wyciągać wnioski i na ich podstawie ulepszać system pracy i sprzedaży. Całkiem możliwe, że wiele razy zastanawialiście się nad sensem przygotowywania raportów szczegółowych, otóż już teraz możemy rozwiać wątpliwości, jak najbardziej mają sens. Tak naprawdę raport szczegółowy jest złożony z dwóch podstawowych elementów, są to: tabela sprzedaży miesięcznej z uwzględnieniem towarów oraz usług, a także tabelka sprzedaży miesięcznej dla poszczególnych użytkowników. W przypadku pierwszej dowiadujemy się ile jednostek konkretnego towaru zostało sprzedanych w określonym przedziale czasowym, czasami nawet w ramach całego roku.

Jak przygotować pierwszy raport?

Na samym początku należy rozpocząć przygotowanie potrzebnego szablonu raportu o podstawowym układzie graficznym, który posłuży nam przez dłuższy czas. Możecie wykonać go ręcznie lub posłużyć się od samego początku lub posłużyć się prostymi rozwiązaniami do tworzenia raportów np. w programie Excel. Pracując nad szablonem macie możliwość ulepszania i modyfikowania wstępnego projektu, bez ograniczeń dotyczących ostatecznej wersji raportu. Macie możliwość rozmieszczenia poszczególnych wskaźników i komponentów według własnych potrzeb, w sposób funkcjonalny oraz ich wstępny podgląd. Gdy będziecie planowali układ raportu, zwróćcie uwagę na potrzeby i wymagania użytkowników ostatecznych. Koniecznie uwzględnijcie takie elementy, które przydadzą się w codziennej pracy.

Pomocne narzędzia do wizualizacji danych:

Ostatnio pojawia się coraz więcej dostępnych udogodnień, które wspierają interaktywną obsługę raportów w kilku ostatnich wersjach programu Excel. Udostępnione filtry pomagają użytkownikom kreować kolorowe wykresy prezentujące dane w niedużej skali. Dużym plusem jest to, że z tej funkcji możecie skorzystać w trybie interaktywnym i samodzielnie tworzyć szczegółowe raporty oraz analizować i konsolidować większe zbiory danych. Dodatkowo prawidłowe zastosowanie różnych kolorów czcionki, zdecydowanie poprawi widok raportu sprawiając, że te dane na których nam najbardziej zależy będa na pierwszym miejscu rzucały się w oczy. Natomiast dobrym pomysłem jest odwrócenie uwagi od mniej istotnych wskaźników przy pomocy bardziej neutralnej kolorystyki. Warto pamiętać, iż w zależności od liczby komórek zaznaczonych w arkuszu, wyszukiwanie potrzebnych danych może potrwać dłużej lub krócej. Jeśli zależy wam na skróceniu tego procesu, wystarczy skorzystać z funkcji sortowania lub zmienić typ dopasowania z dokładnego na przybliżony. Pamiętajcie o tym, aby przyłożyć się do przygotowywania raportu gdyż jego wyniki pozwolą zaoszczędzić czas i przybliżą firmę do osiągnięcia zamierzonych celów.